Di Indonesia sendiri kini sudah banyak nama institusi media yang beredar dengan produk jurnalistiknya yang sangat beragam. Contoh saja, Trans Media milik Trans Corp. Dengan portal Detik.com, stasiun Trans TV, stasiun Trans7, dan portal CNN Indonesia. Kompas Group dengan harian Kompas, radio Sonora, portal kompas.com, dan stasiun Kompas TV. Dan sebagainya. Terbayang jika harus menghimpun data dari seluruh media yang ada, maka ada berapa banyak orang media yang harus di hafal dengan karakteristik pekerjaan mereka dan latarbelakang institusi yang dimiliki? Disini lah pentingnya untuk mempergunakan database.

Database akan mempermudah kita untuk melakukan komunikasi yang tepat sasaran dengan media. Database yang baik akan mencakup data selengkap mungkin tentang media tersebut dengan orang yang ada di dalamnya. Sebaiknya selain data profesi seperti asal media, desk berita, kontak profesi juga cantumkan biodata pribadi seperti tanggal lahir, asal daerah, kontak pribadi dan hal-hal yang bisa menyentuh personalnya secara langsung. Database yang baik juga harus bisa diakses dan dimengerti oleh staff PR lainnya.

Metode pengumpulan data memang cukup sulit tapi bisa dicoba ketika dalam event yang mengundang mereka, berikan form media dan kartu identitas lainnya yang harus diisi ketika mereka hadir untuk liputan. Data inilah yang harus dipegang dan di-index dengan rapih agar nantinya kita bisa mensortir dan mencari data media dengan mudah. Bahkan untuk jumlah media yang sedikit, penggunaan database akan mengefisiensi waktu dan tenaga seorang PR.

Di berbagai kesempatan yang berhubungan dengan media, selalu mintalah data diri profesi maupun pribadi jika memungkinkan. Selain untuk menghimpun data baru, proses kompilasi data seperti ini juga bisa dilakukan untuk update data media yang sudah ada.

Data yang sudah terkumpul di database tentu harus selalu diperbaharui untuk mengurangi miss dalam menyampaikan pesan ataupun rilis berita. Seringkali dalam mengirim rilis kita tidak tahu apakah reporter itu masih bekerja di media yang sama, masih mengerjakan desk berita yang sama atau justru sudah menjadi editor atau bahkan sudah resign dan tidak bekerja di media lagi. Hal ini yang harus diantisipasi karena jika terjadi miss, konten berita tentu akan melenceng dari sasaran dan terlebih jika ada kesalahan penyebutan institusi media yang dituju, pastinya akan menimbulkan kesan negatif dari media.

Proses pembaharuan data bisa melalui berbagai cara. Yang paling sering dan mudah dilakukan adalah dengan menghubungi langsung orang media tersebut via telepon dan menanyakan kondisi profesinya saat ini. Cara lain adalah penghumpunan data ulang ketika mengundang mereka kedalam sebuah event seperti press conference atau memang media gathering yang rutin dilakukan. Jika didapati adanya perubahan, maka sesegera mungkin isi ke dalam database yang ada, atau jika data perubahan belum menyeluruh, tanyakan juga untuk data lain misal apakah di media baru yang berbeda mengerjakan desk berita yang berbeda juga atau sama seperti di media sebelumnya.

Sekecil apapun, data berupa informasi tentang media sangat berharga bagi PR. Selanjutnya hanya bagaimana kita sebagai PR bisa menjaga, memperbaharui dan menganalisis data yang ada sebagai modal menyusun strategi pemberitaan yang baik.