Mengenal Lebih Dekat Media Internal

Hubungan antara perusahaan dengan publiknya baik publik internal maupun publik eksternal adalah hal yang perlu dijaga karena perusahaan seringkali melakukan hubungan yang lebih luas dan sifatnya kompleks. Oleh karena hal itu, keberadaan suatu media sangat dibutuhkan oleh sebuah perusahaan untuk membantu dalam menjangkau publiknya. Dengan adanya media, pesan dan informasi bisa disebar secara efektif dan merata kepada seluruh stakeholder dan shareholder perusahaan.

Salah satu upaya menjembatani komunikasi antara pihak manajemen dengan karyawan, sebuah perusahaan dapat memfasilitasi dirinya dengan sebuah media internal. Dengan adanya media internal ini diharapkan terbentuk suasana kondusif dan harmonis sehingga seluruh aktivitas perusahaan dapat berjalan dengan optimal.

Berikut ini adalah kompilasi dari beberapa sumber di internet yang menjelaskan mengenai apa dan bagaimana itu media internal. Semoga membantu.

Definisi Media Internal
Media internal adalah suatu sarana penyampaian dan penerimaan informasi di kalangan publik internal perusahaan, dan biasanya bersifat non komersial. Penerima maupun pengirim informasi adalah orang dalam atau orang dalam atau public internal, terdiri atas pimpinan, angota, pegawai, maupun unit-unit kerja yang ada di dalam perusahaan tersebut.


Hubungan Media Internal dengan PR
Salah satu fungsi dari Public Relations adalah mengurusi berbagai kegiatan yang sifatnya hubungan internal. Dalam fungsi tersebut PR bertanggungjawab atas upaya yang dilakukan agar tujuan dari hubungan internal ini berjalan. Seperti yang diketahui, kondisi iklim kerja yang baik dan produktif adalah iklim yang nyaman dan kondusif. Salah satu poin penting agar hal itu tercapai adalah adanya arus komunikasi yang lancar.

Menciptakan hubungan baik antara pihak manajemen dan karyawan dengan cara sederhana bukanlah tidak mungkin, tapi sangat sulit untuk diwujudkan. Oleh karena itu, penggunaan media dimana media memiliki kekuatan untuk menyebar pesan dan informasi dengan cepat, merata dan real time bisa dijadikan sebagai salah satu sarana memnciptakan hubungan internal yang baik.; Untuk itulah mengapa Media Internal erat kaitannya dengan PR dan kondisi lingkungan kerja yang baik. Pada umumnya kegiatan media internal berada di bawah pertanggungjawaban bagian PR.


Pengelola Media Internal
Media Internal berjalan dalam pertanggungjawaban bagian PR di suatu perusahaan pada umumnya. Meskipun demikian, bukan berarti media internal bisa dibentuk dengan asal-asalan. Proses kerja yang profesional juga sangat diperlukan dalam pembuatan media internal seperti layaknya proses pembuatan media massa pada umumnya. Untuk perusahaan yang besar, biasanya dalam bagian PR atau corporate communications-nya memiliki bagian khusus yang memegang jalannya media internal ini. Orang-orang yang ada di dalamnya adalah orang yang memiliki latarbelakang media atau orang yang sudah berpengalaman dalam membuat sebuah media massa seperti sebuah redaksi pada umumnya.

Untuk perusahaan yang lebih kecil, misalkan untuk perusahaan menengah dan kecil.media internal berada pada bagian PR dan di-handle oleh orang-orang di dalamnya tanpa membaginya ke dalam bagian khusus. Tapi tetap saja, dalam pemilihan tim yang akan menjalankan media internal, akan lebih baik jika orang tersebut memiliki latarbelakang media yang baik.

Untuk mengelola media internal, kalangan pengelola (jajaran redaksi) harus menguasai keterampilan jurnalistik yang mencukupi, yakni keterampilan meliput, menulis, dan mengedit. Pola kerja wartawan media internal tidak berbeda dengan wartawan pada umumnya. Karenanya, jurnalis media internal pun mesti (a) menguasai keterampilan jurnalistik, (b) menaati kode etik jurnalistik, dan (c) menguasai bidang liputan atau masalah yang ditulis.

Kelemahan mendasar yang selama ini muncul, selain soal keterampilan jurnalistik, adalah penguasaan “bahasa media” (language of mass media), yakni bahasa jurnalistik. Kelemahan dalam hal bahasa jurnalistik selama ini menjadi “jurang pembeda utama” antara media internal dan media komersil. Tulisan di media internal cenderung kaku.  Inilah yang menyebabkan kecendrungan media internal tampil kurang atau tidak menarik bagi yang membaca.


Fungsi dan Tujuan Media Internal

1. Fungsi Media Internal
Menurut Rosady Ruslan, Media internal berfungsi sebagai media hubungan komunikasi dengan publik internal dan eksternal dalam upaya pencapaian pesan-pesan perusahaan kepada pemilik (shareholder), khalayak terkait (stakeholder) mengenai aktivitas perusahaan, manfaat produk, barang dan jasa. Selain itu, media internal, menurutnya bisa dijadikan sebagai ajang komunikasi antar karyawan. Misalnya kegiatan usaha, wisata, dan kegiatan karyawan.

Media internal juga bisa dijadikan sarana bagi staf PR dalam hal tulis-menulis, karena hal itu kan menjadi nilai tambah bagi PR untuk menerbitkan in-house journal yang bermutu, terbit berkala dan teratur dengan penampilan yang profesional, lay-uot dan isi yang ditata secara apik dan cover yang menarik.

2. Tujuan Media Internal
Dari sisi tujuan, media internal berguna untuk menciptakan hubungan yang kondusif dan harmonis di lingkungan kerja antara sesama publik internal dalam perusahaan. Media internal berperan dengan melancarkan arus informasi ke seluruh publik internal perusahaan secara merata dan serempak. Jika semua orang terjangkau informasi dalam media internal, maka mereka akan merasa lebih diperhatikan oleh perusahaan dan berujung pada kondisi pekerjaan yang lebih baik untuk produktif.


Jenis-Jenis dan Perbedaan Media Internal Beserta Kontennya

1. In-House Journal
a. Newsletter 
Sebaran dalam bentuk lembaran yang membuat berita untuk kalangan terbatas. Biasanya, jumlah halaman sedikit, sekitar 2-8 halaman dan berukuran A4. Sebagian besar isinya adalah tulisan-tulisan singkat dengan atau tanpa gambar. Percetakannya menggunakan teknik lithografi atau dapat diproduksi menggunakan mesin fotokopi kantor.

b. Surat
Sarana dan bukti komunikasi yang sifatnya tertulis.

c. Sisipan & lampiran
sesuatu yang di sisipkan atau pun dilampirkan dalam in-house journal sebagai informasi tambahan.

d. Internal magazine
Jurnal internal dengan format majalah dan biasanya berukuran A4. Sebagian besar isinya adalah tulisan fitur dan ilustrasi yang bersangkutan dengan perusahaan. Adapun isi dari majalah internal adalah:

• Masthead
• Daftar isi majalah
• Kolom pembuka
• Mempunyai sampul muka dan belakang
• Editorial / tajuk rencana
• Majalah perusahaan diperpolehkan memasang iklan, tetapi dibatasi sekitar 10% dari jumlah halaman seluruhnya.
• Menggunakan bahasa Indonesia-Jurnalistik yang benar

e. Company profile
Profil/riwayat sebuah perusahaan, yang lebih banyak menampilkan aspek historis perusahaan, susunan komisaris, jajaran direksi, sistem/struktur organisasi dan manajemen, jumlah kantor cabang yang sudah ada, jenis produk atau jasa yang dikelola, hingga nilai-nilai filosofis perusahaan yang menjadi acuannya dan dikemas dalam bentuk suatu format majalah yang mewah dan menarik dan hanya diterbitkan satu kali dalam satu periode.

Edisi berikutnya akan berisi perubahan susunan personel Komisaris atau Direksi, serta perkembangan produk barang dan jasa yang baru pada perusahaan bersangkutan. Atau pun bisa disajikan dalam format presentasi lainnya, seperti power point dan sejenisnya.

Daftar isi Company Profile, biasanya berisi sebagai berikut :

• Introduksi
• Kata pengantar atau sambutan dari dewan komisaris/ direktur utama
• Sejarah, strukutr organisasi perusahaan
• Produk barang atau jasa yang ditampilkan
• Kinerja dan manajemen perusahaan
• Nilai aset dan kekayaan perusahaan
• Pengembangan perusahaan, bisnis, dan sumber daya manusia
• Prospek dan tantangan yang dihadapi perusahaan pada saat sekarang dan di masa-masa mendatang dengan menggunakan analisis SWOT
• Daftar kantor cabang, Alamat, Telepon, dan lainnya.

2. Printed Materials
a. Brosur
adalah bahan informasi tertulis mengenai suatu masalah yang disusun secara bersistem atau cetakan yang hanya terdiri atas beberapa halaman dan dilipat tanpa dijilid atau selebaran cetakan yang berisi keterangan singkat tetapi lengkap tentang perusahaan atau organisasi
brosur adalah terbitan tidak berkala yang tidak dijilid keras, lengkap (dalam satu kali terbitan), memiliki paling sedikit 5 halaman tetapi tidak lebih dari 48 halaman, di luar perhitungan sampul.Informasi dalam brosur ditulis dalam bahasa yang ringkas, dan dimaksudkan mudah dipahami dalam waktu singkat. Brosur juga didesain agar menarik perhatian, dan dicetak di atas kertas yang baik dalam usaha membangun citra yang baik terhadap layanan atau produk tersebut.

b. Leaflet
Dalam bahasa Indonesia diartikan sebagai Selebaran, yaitu lembaran kertas berukuran kecil mengandung pesan tercetak untuk disebarkan kepada umum sebagai informasi mengenai suatu hal atau peristiwa.

c. Booklet
Buklet sering memiliki sampul, halaman judul, dijilid (bisa dengan kawat sadel atau pun jahitan seperti majalah, dan ditutup dengan kertas yang sama yang digunakan untuk halaman dalam), dan memiliki jumlah halaman lebih banyak dari brosur. Bentuknya sering

terlihat seperti buku berukuran kecil. Berbeda dengan brosur atau pamflet, buklet bukan merupakan sarana beriklan secara langsung.  Sejumlah produk konsumen seperti barang elektronik, sering menyertakan buklet berisi spesifikasi produk atau penjelasan cara penggunaan. Buklet yang menyertai barang elektronik kadang-kadang memiliki jumlah halaman yang banyak dan tidak untuk habis dibaca dalam satu kali kesempatan.

d. Poster
Media pengumuman untuk memberitahukan sesuatu atau untuk mempromosikan produk perdagangan, yang dipasang ditempat terbuka, berbentuk lembaran kertas atau karton, papan kayu atau logam tipis.

e. Folder
Selebaran informasi yang ditata dalam lembaran kertas yang dilipat.


3. Face to Face
a. Lobbying
Suatu upaya pendekatan yang dilakukan oleh satu pihak yang memiliki kepentingan tertentu untuk memperoleh dukungan dari pihak lain yang dianggap memiliki pengaruh atau wewenang dalam upaya pencapaian tujuan yang ingin dicapai. Lobbying merupakan awal dari sebuah negosiasi.

b. Negosiasi

1. Proses tawar menawar dengan jalan berunding untuk memberi atau menerima guna mencapai kesepakatan antara satu pihak (kelompok atau organisasi) dan pihak (kelompok atau organisasi) yang lain
2. Penyelesaian sengketa secara damai melalui perundingan antara pihak-pihak yang bersangkutan

c. Pidato
Ucapan yang disusun secara baik dan ditujukan kepada sejumlah orang yang hadir di suatu tempat atau ditujukan kepada umum melalui media massa radio atau televisi. Pidato dilakukan untuk berorasi, untuk menyatakan pendapatnya, atau memberikan gambaran tentang suatu hal. Pidato biasanya dibawakan oleh seorang yang memberikan orasi-orasi, dan pernyataan tentang suatu hal/peristiwa yang penting dan patut diperbincangkan. Pidato biasanya digunakan oleh seorang pemimpin untuk memimpin dan berorasi di depan banyak anak buahnya atau khalayak ramai.


d. Rapat & Telekonferensi

• Rapat : Pertemuan antara sejumlah orang yang mempunyai kepentingan yang sama.
• Telekonferensi : suatu perundingan jarak jauh yang dilakukan dengan menggunakan perangkat televisi, baik dalam taraf nasional maupun internasional. Setiap peserta yang berada di kota ataupun Negara masing-masing dilengkapi mikrofon, kamera, dan pesawat penerima serta pemancar televisi, sehingga di satu pihak dapat berbicara kepada para peserta, dilain pihak dapat melihat dan mendengarkan suara para peserta tersebut yang berada di tempat lain.

4. Media Sarana
a. Logo
Huruf tunggal atau gabungan huruf atau gambar yang dilukis secara khusus, yang mengandung makna tertentu  sebagai lambang dari perusahaan, lembaga, badan, atau organisasi lainnya.

b. Brand name
Merk atau nama yang mewakili sebuah perusahaan sebagai penanda atau pengenal (identitas) suatu perusahaan, yang telah diakui dan dilindungi secara hukum atas kepemilikannya.

c. Colour Standard
Warna yang menjadi identitas perusahaan secara non-verbal, yang juga dilindungi kepemilikannya.

d. Uniform
Seragam perusahaan yang dikenakan oleh para publik internal-nya. Seragam tersebut dikenakan sebagai pengenal dan pembeda dengan perusahaan lainnya dan juga dijadikan sebagai simbol kebersamaan.

e. Corporate Culture
Budaya perusahaan bisa menjadi ciri khas yang membedakan antara suatu perusahaan dengan yang lain. Budaya perusahaan biasanya dibentuk untuk mengikat sense of belonging antar anggota perusahaan.


5. Media elektronik
a. Internet
dapat diartikan sebagai jaringan komputer luas yang menghubungkan pemakai komputer satu komputer dengan komputer lainnya dan dapat berhubungan dengan komputer dari suatu Negara ke Negara di seluruh dunia ,dimana didalamnya terdapat berbagai aneka ragam informasi Fasilitas layanan internet Browsing atau surfing Yaitu kegiatan “berselancar” di internet.

b. E-Mail
E-mail adalah surat melalui media elektronik. Sebenarnya email merupakan singkatan dari “Electronic mail”. Melalui email kita dapat mengirim surat elektronik baik berupa teks maupun gabungan dengan gambar, yang dikirimkan dari satu alamat email ke alamat lain di jaringan internet.

c. E-Bussiness
E-Business merupakan kegiatan berbisnis di Internet yang tidak saja meliputi pembelian, penjualan dan jasa, tapi juga meliputi pelayanan pelanggan dan kerja sama dengan rekan bisnis (baik individual maupun instansi). Fungsi E- Bussiness yaitu untuk mensupport bagian dari marketing, produksi, accounting, finance, dan human resource management. Proses transaksi online memegang peranan yang sangat penting pada e-business

d. E-publications
Kegiatan mentebarluaskan informasi kepada khalayak dengan menggunakan media internet.

e. E-Commerce
semua bentuk transaksi komersial yang menyangkut organisasi dan individu yang didasarkan pada pemrosesan dan transmisi data yang didigitalisasikan, termasuk suara, teks dan gambar. idefinisikan sebagai proses pembelian dan penjualan produk, jasa dan informasi yang dilakukan secara elektronik dengan memanfaatkan jaringan komputer.


Jenis-Jenis Khalayak Media Internal
Berikut ini adalah khalayak dari media internal secara umum:

• Pegawai/anggota
• Pensiunan
• Distributor
• Pemasok/mitra usaha
• Investor
• Konsumen
• Pemerintah
• Masyarakat
• Tokoh berpengaruh

Untuk media seperti majalah, Willcox mengkalisifikasikan khalayak media internalnya menjadi empat bagian:

1. Majalah untuk Karyawan dan Pensiunan (Magazines for employees and retiress)
2. Majalah untuk Shareholders dan Karyawan (Magazines for shareholders dan karyawan)
3. Majalah untuk Staf Pemasaran dan Agen (Magazines for marketing staff and wholesalers of company)
4. Majalah untuk Pembeli dan Anggota Asosiasi (Magazines for customers and association members)

Strategi dalam Membuat Media Internal
1. Mengenali Profil Peruahaan
Perusahaan berdiri di atas nilai-nilai keutamaan tertentu. Dalam hal ini, perusahaan mengutamakan etos efisiensi, kedisiplinan, kerja keras, dan kualitas terbaik.  Dengan demikian, Tim redaksi mesti mengemas setiap artikel dalam kerangka itu. Sebagian atas keseluruhan etos itu mesti tampak dalam setiap artikel. Dalam teori pemasaran, brand yang abstrak sekalipun mesti bisa terbaca riil dalam cuilan-cuilan cerita yang melekat pada perusahaan tersebut. Dengan menyebut salah satu aspek saja, setiap artikel mesti mampu mengantarkan asosiasi pembaca kepada brand perusahaan tersebut.

2. Membaca Segmen Pembaca
Sebagai majalah internal perusahaan, target khalayak media internal ada pada jajaran eksekutif perusahaan, karyawan, dan rekanan perusahaan. Pembaca seperti ini diandaikan sudah tahu tentang budaya perusahaan sekaligus perlu terus diingatkan akan budaya tersebut. Mereka orang di dalam lingkaran. Ada yang berada di lingkaran pengambil kebijakan, pelaksana kebijakan, hingga objek kebijakan. Oleh karena itu, tulisan-tulisan yang hadir mesti secara jelas menjangkau kesemua lapis lingkaran tersebut. Bagi pengambil kebijakan, tulisan yang tersaji mesti tepat mewakili apa yang mereka maksud.

3. Memastikan terminologi
Jika media internal berada dalam perusahaan otomotif, maka Motor, injeksi, mekanik, rotasi, dan centimeter cubic (cc) adalah contoh-contoh istilah yang khas dan kerap berseliweran di ruang komunikasi perusahaan. Tim redaksi dituntut belajar cepat mengenali dan memahami istilah-istilah tersebut. Saat menulis, kami juga mesti memastikan bahwa istilah-istilah yang kami hadirkan benar-benar tepat penggunaannya. Sebagaimana otomotif adalah dunia yang syarat dengan presisi, menulis pun sebaiknya demikian. Penggunaan istilah yang tepat sangat membantu mewujudkan komunikasi yang bisa dimengerti. Jika komunikasi mengandung perintah, maka perintah tersebut mesti diterima dan dilaksanakan sesuai dengan maksudnya.

4. Memastikan Target Misi 
Tujuan sebuah perusahaan menerbitkan majalah internal bermacam-macam. Ada yang sekadar ingin menghadirkan beragam informasi tentang peristiwa apa saja yang berlangsung di perusahaan.  Ada yang lebih dari itu hendak menekankan nilai-nilai perusahaan. Untuk perusahaan yang ingin menyugestikan budaya perusahaan “corporate values” kepada pembaca majalah yang notabene adalah orang-orang di lingkaran dekat perusahaan. tentang kerja keras mereka tunjukkan lewat artikel yang memberitakan pencapaian omset dan jumlah unit yang terjual dalam periode tertentu. Tentang kompetensi dan profesionalitas mereka paparkan lewat informasi tentang pelatihan bagi mekanik dan staf bengkel. Tentang kerapian mereka sajikan lewat angka-angka dalam laporan keuangan. Tentang kepekaan sosial mereka resapkan lewat pemberian bantuan bagi usaha-usaha kecil yang tak selalu berkait dengan bisnis perusahaan. Tugas Tim redaksi adalah memastikan bahwa setiap artikel yang kelak naik cetak mengusung pesan tersebut.

5. Ketepatan Waktu 
Aspek ini memang tidak berkait langsung dengan teknis pekerjaan tulis-menulis. Meski demikian, pekerjaan yang selesai tepat waktu akan berdampak positif bagi keseluruhan nilai pekerjaan. Rantai pekerjaan ke tahap berikutnya menjadi lancar. Majalah hadir tepat waktu ketika pembaca sedang merindukannya. Proses pekerja pun sebangun dengan isi pekerjaan.