Apa yang Terjadi dalam Press Conference?
Dalam kaitannya dengan kegiatan media relations, pasti akan kenal dengan salah satu kegiatan yang tidak asing, yaitu press conference. Press conference yang juga disebut sebagai konferensi pers atau pertemuan pers adalah sebuah event dimana perusahaan atau organisasi mengumumkan sebuah berita yang besar. Berita yang biasa disajikan melalui press conference pada umumnya adalah berita yang krusial atau membutuhkan atensi media secara langsung dan segera agar semakin cepat dan tepat dalam pemberitaannya. Berbeda dengan berita melalui press release pada umumnya, berita dalam press conference membutuhkan "special treatment".
Berita yang besar dan mencakup keseluruhan isi perusahaan atau organisasi secara langsung biasanya diutarakan oleh narasumber berupa "key person" seperti presiden atau CEO perusahaan, atau jika konteksnya berupa product launching, key person disini adalah orang yang memang dapat menjelaskan produk dengan baik, misal head of marketing atau sebagainya. Jadi, tidak semua kegiatan press conference akan diisi oleh CEO, tapi cukup dengan orang yang paham detil mengenai apa yang akan diberitakan sebagai perwakilan. Untuk jumlah narasumber sendiri tergantung dari pemberitaan. Jika sifatnya untuk satu organisasi atau perusahaan, biasanya hanya satu narasumber pun sudah terbilang cukup. Tapi jika isi pemberitaan itu menyangkut kepentingan perusahaan lain, tentu jumlah narasumber mengikuti kepentingan semua pihak, bisa dua ataupun lebih.
Lokasi yang biasa dijadikan tempat press conference bisa berupa tempat yang inovatif dan fun. Tapi kebanyakan dilakukan di ruang sebaguna dimana di depan terdapat podium yang dihadapi pada barisan kursi untuk undangan. Jenis lokasi seperti ini memang sudah umum. Tapi tidak jarang lokasi akan mengikuti tema berita. Misal, jika press conference mengenai kegiatan launching yang berkaitan dengan Bulan Ramadhan, bisa saja lokasi berada di ruang serbaguna sebuah masjid. Atau jika pemberitaan tentang kegiatan promo atau kerjasama dengan taman hiburan, press conference juga bisa dilakukan di taman hiburan tersebut. Intinya adalah bagaimana membuat kesan yang santai pada undangan tapi tidak menutup tujuan utama diadakannya press conference itu sendiri, yaitu pemberitaan dapat disiarkan segera dan isinya sesuai dengan apa yang kita inginkan.
Pada kegiatan press conference terdapat narasumber akan memberikan pemaparan mengenai berita yang akan disampaikan. Presentasi bisa menggunakan demonstrasi produk atau hanya dengan presentasi PowerPoint. Ketika sesi presentasi selesai, biasanya undangan diberikan sesi khusus untuk bertanya dan pada sesi ini, jawaban biasanya akan bersifat umum dan dijadikan dasar dari semua undangan. Tapi undangan yang dalam hal ini adalah reporter tentu menginginkan angle yang berbeda dan eksklusif dari yang lain. Maka dari itu, jika dirasa perlu, setelah sesi tanya-jawab selesai, akan ada kesempatan untuk bertemu dengan narasumber langsung secara empat-mata dalam beberapa menit untuk menemukan angle yang undangan inginkan. Untuk mengakomodasi hal ini, biasanya disediakan jadwal khusus dalam rangkaian kegiatan acara dan dilakukan secara terpisah dan dilakukan di ruang-ruang yang sifatnya privat.
Pada akhir sesi biasanya setiap undangan akan diberikan press kits yang sisinya berupa news release dan background information dari apa yang disampaikan narasumber. Press kits ini berguna bagi undangan yang terlambat atau meninggalkan lokasi terlebih dahulu dengan maksud agar mereka tetap bisa mengikuti informasi. Press kits ini selain berbentuk fisik juga sebaiknya disediakan dalam bentuk digital dan dikirmkan melalui e-mail pribadi undangan yang telah didata sebelumnya. Hal ini untuk mengantisipasi jika undangan tidak mendapat atau kehilangan press kits yang dibutuhkannya dalam menyusun berita. Ketika membagikan press kits ini, jika dalam kegiatan product launching juga bisa untuk memberikan product sample agar undangan bisa langsung mendapat gambaran produk atau hanya sebagai kenang-kenangan.
Ingin membuat kegiatan press conference atau sudah pernah terlibat di dalamnya?
Sebenarnya Apa yang Terjadi dalam Press Conference? - Faiz Ridhal Malik
Image by google.com
